智能会务管理系统解决方案

一、智能会务管理系统建设目标

通过系统的建设把会议相关的事务管理与会场设备的自动控制有机地结合起来，以简单的管理操作完成繁锁的工作任务，提高工作效率，减少差错率,实现无纸化办公，节省成本。通过该系统我们完全可以实现会议无纸化、全程智能化、自动化、电子化、保障会议中心的高效运行。

二、智能会务管理系统分析

   根据实际的需要结合时下多媒体会议系统的发展趋势，采用美国、丹麦、澳大利亚、英国的新型政府及企业有效的实施了“智慧的会议”的计划，集会议预定统筹、会务集中管理、设备智能控制、数据统计分析为一体的智慧会务管理系统。通过会务管理软件以及智能控制网关结合使用可实现：会前、会中、会后等管理有机结合，统一管理。

三、智能会务管理会前主要功能

Ø  会务管理人员可以通过会议室门右侧的平板电脑、PC或移动设备进行会议室预约（会议预定系统）申请使用。

Ø  与会人员可以通过查看会议室门左侧的触摸交互平板（信息发布系统），了解会议室的使用情况、会议内容、会议主题及参加人员等信息。

Ø  与会人员通过会议室液晶屏右下角的平板电脑进行指纹签到（会议签到系统），经系统确认得到进入授权后，会议室的自动感应门自动打开，同时触摸交互平板同步显示与会人员身份信息。

四、智能会务管理会中管理主要功能

Ø  会议室中央控制系统根据会议预定系统的会议时间安排，在会议开始前半个小时，将会议室空调调整到会议舒适温度（中控系统）。

Ø  与会人员步入会场，会场的灯光将会由灯光休息模式自动进入灯光会前模式，同时电动窗帘自动打开，背景音乐随着与会人员的进入同时响起。当到达会议时间时，背景音乐逐渐变小，智能灯光也逐步由会前模式切换到会议模式，与会人员面前的液晶升降系统自动启动，交互式液晶屏升起，与会人员轻按液晶屏幕的掌纹签到区进行二次签到（座位确认）。

Ø  与会人员可以触控交互式液晶屏，打开与自己面前的隐藏式话筒，进行会议讨论、会议表决工作，主席位可以控制所以与会人员的话筒开关。（智能灯光系统、智能音乐系统、会议讨论、会议表决系统）。

Ø  掌纹二次识别，后台推送与会者权限范围内可浏览的资料，与会者可以进行查询、批改、审批、数字签名确认。

Ø  授权指定发言，与会者屏幕及拼接大屏同步显示发言与会者会议资料（可分组或指定与会者查看、审批等） 。

Ø  会议表决现场签名确认。

Ø  会议程保存，后台上传云存储，同步发送电子邮件。

 

 

 

 

 

 

 

 

Ø  会议录播录音可以将会议现场的视频、声音录制下来，可以对其他会场进行直播、录制完毕可以点播，录制的声音便于会后文字记录整理。

Ø  智能音乐系统

天花喇叭同角落音箱播放功能不同，会前中央控制器开启天花喇叭，会议开始自动切换角落音箱。

Ø  智能灯光系统

Ø  大屏拼接系统

Ø  会议讨论、表决系统

Ø  中央控制系统和信号切换系统

管理人员只需要坐在触摸屏前，便可以直观的操作整个系统，包括系统开关、各设备开关、灯光明暗度调节、信号切换、信号源的播放和停止、各种组合模式的进入和切换、音量调节，以及对用于扩声的会议音响系统；用于讨论、表决、投票的数字会议；用于远程会议的视频会议系统；用于视频、VGA信号显示的大屏幕拼接系统；用于提供音视频信号的多媒体周边设备；用于全局环境设施、系统设备控制等系统的全自动综合控制等等。

Ø  视频会议系统

五、智能会务管理会后主要功能

Ø  会议室中央控制系统根据会议预定系统的会议时间安排，在会议后十分钟内，将会议室空调调关闭。

Ø  会场的灯光将会由灯光会中模式切换成休息模式，同时电动窗帘自动关闭，与会人员面前的液晶升降系统自动关闭。

Ø  录制声音通过语音转文字文本系统自动生成文字文本，编辑人员校对后就记录备案。 会议内容或文档可以推送到参会人员邮箱或云盘。

    以上是一套豪华型智能会务系统的简单介绍，除配备视频会议终端和专业会议摄像机外，还配备了专业的音频采集设备、会议音响系统、大屏显示系统等，满足高要求的音视频效果。音频采集设备使用U频段无线麦克风，抗干扰性能强。会议音响系统采用专业功放和音响，声音大而清晰。视频输出方面采用电视机加大屏幕投影的组合方式，任由客户自行选择。视频输入方面采用云台摄像机，灵活可变，让会场画面直观可见。